Учет всех активов в бизнесе может быть сложной задачей. Активы включают в себя мебель, компьютеры и другое постоянное оборудование компании. На крупных предприятиях, которым требуется регулярный аудит активов, таких как школы, колледжи, университеты, государственные учреждения или больницы, для помощи в проведении этих аудитов используется программное обеспечение для отслеживания основных средств.
Портативный компьютер на базе Windows можно использовать с этим программным обеспечением для отслеживания, и аудитор может быстро сканировать штрих-коды, которые были размещены в определенной области. Программное обеспечение также может печатать штрих-коды, если вы начинаете с нуля. Данные с ручного сканера передаются в программу для ПК, которая позволяет настраивать, управлять и составлять отчеты о результатах аудита. С любой системой базы данных можно создавать стандартные и пользовательские отчеты для записей компании, инвентаризация основных средств.
Сегодняшние телевизионные драмы используют программное обеспечение основных средств для отслеживания предметов своего гардероба. На шоу может быть около 11 000 предметов одежды, за которыми нужно следить, и система сообщает им, находится ли оно в чистке, на складе или на сцене. Это также помогло с привозом новой одежды и продажей старой одежды.
Стоимость основных фондов национальной газетной корпорации составляет почти 2,5 миллиарда долларов. Корпорация проводит аудит активов каждые три года. До этого программного обеспечения они использовали алюминиевые бирки активов и ручную инвентаризацию для отслеживания. Теперь каждый стол, компьютер и стул каталогизированы со штрих-кодом. Даже их здания, программное обеспечение и земля имеют штрих-коды, которые сканируются при проверках. Бухгалтер по основным средствам этой компании оценивает, что по крайней мере неделя была исключена из каждой проверки, которую он выполняет.
